Kein Inseldasein: Zeiten und Personaldaten gehen ans Steuerbüro, Urlaub und Schichten in den Kalender, gestempelt wird am Tablet im Betrieb – und wer mag, bindet eigene Systeme über API und Webhooks an.
Am Monatsende schließen Sie ab, und Ihr Steuerbüro bekommt alles, was es für die Lohnabrechnung braucht – ohne Stundenzettel per E-Mail.
| Was | So funktioniert's |
|---|---|
| Lohnmeldung als PDF | Stunden, Zuschlagszeiten nach § 3b EStG, Abwesenheiten, Ein- und Austritte und geänderte Stammdaten je Mitarbeiter und Monat – übersichtlich fürs Steuerbüro. |
| Importdatei für DATEV LODAS | Stunden, Zuschlagszeiten und Abwesenheitstage je Personalnummer als Bewegungsdaten. Die Lohnart-Nummern richten Sie einmal gemeinsam mit Ihrem Steuerbüro ein. |
| Excel- und CSV-Export | Lohnmeldung und Berichte (Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Personal) als formatierte Excel-Datei mit Filtern oder als CSV für andere Lohnprogramme. Dazu die Monatszeiten je Mitarbeiter als Excel oder CSV und Stundennachweise je Projekt oder Kunde als PDF. |
| Freigabelink fürs Steuerbüro | Das Steuerbüro lädt PDF, CSV und DATEV-Datei über einen geschützten Link mit Zugangscode herunter – ohne eigenen Floowa-Zugang. |
| Abrechnungen zurück ans Team | Die fertigen Lohnabrechnungen laden Sie als PDF hoch. Floowa ordnet sie über Personalnummer oder Dateiname zu, und jeder sieht nur seine eigenen. |
| Stammdaten übernehmen | Mitarbeiter aus einer CSV-, Excel- oder OpenDocument-Datei importieren. Direkt verwendbar sind Exporte aus DATEV (Personalstamm, LODAS-ASCII-Datei) und Lexware; die Spalten ordnet Floowa anhand ihrer Namen zu. |
Lohnmeldung, DATEV-Datei und Freigabelink gehören zum Zusatzmodul Lohnvorbereitung, das Hochladen der Lohnabrechnungen zum Paket Pro.
Wer wann frei oder Schicht hat, steht da, wo Ihr Team sowieso nachschaut.
| Was | So funktioniert's |
|---|---|
| Kalender-Abo | Jeder abonniert seinen persönlichen Floowa-Kalender in Outlook, Google Kalender oder Apple Kalender (iCal-Link). Er aktualisiert sich von selbst. |
| Was drinsteht | Die eigenen Abwesenheiten, die Feiertage der eigenen Region, die eigenen Schichten und – für Führungskräfte – die Abwesenheiten im Team. |
| Privat bleibt privat | Bei Kolleginnen und Kollegen steht nur „abwesend“, der Grund bleibt privat. Den Link können Sie jederzeit neu erzeugen, der alte wird dann ungültig. |
Nicht jeder sitzt am PC. Gestempelt wird dort, wo gearbeitet wird.
| Was | So funktioniert's |
|---|---|
| Terminal-Tablet am Eingang | Ein Android-Tablet mit der Floowa-App (bald im Play Store) wird zur Stempeluhr: einmal per QR-Code mit Ihrem Konto verbinden, an die Wand hängen, fertig. Auf Wunsch stempeln dort nur die Mitarbeiter einer Abteilung. |
| Mit Chip, QR-Code oder PIN | NFC-Karte oder Schlüsselanhänger ans Tablet halten, den gedruckten QR-Ausweis in die Kamera zeigen oder Personalnummer und PIN eintippen. |
| Auch ohne Internet | Fällt das WLAN aus, speichert das Tablet die Stempel und überträgt sie später. |
| Smartphone und PC | Im Browser stempeln Mitarbeiter am PC und am Smartphone; Floowa lässt sich als App auf den Startbildschirm legen. Dazu gibt es die Floowa-App für Android (bald im Play Store). |
| Ohne Überwachung | Keine Fotos, keine Fingerabdrücke, kein Standort. |
Für alles Weitere gibt es eine dokumentierte REST-API und signierte Webhooks. Damit verbinden Sie Floowa mit Ihrem ERP, Ihrer Lohnbuchhaltung oder mit Automatisierungs-Werkzeugen wie n8n, Make oder Zapier.
| Was | So funktioniert's |
|---|---|
| REST-API | Mitarbeiter, Abteilungen, Zeiten und Stempeluhr, Kunden, Projekte und Projektzeit, Abwesenheiten, Schichten, Lohnmonate, Qualifikationen, Inventar, Dokumente und Lohnabrechnungen lesen und schreiben – immer im Rahmen der Rechte, die Sie dem Zugang geben. |
| Zugang | Persönliche API-Tokens mit Rechten je Funktion und Ablaufdatum, angelegt unter Einstellungen → API-Zugänge. |
| Webhooks | Floowa meldet Ereignisse an eine HTTPS-Adresse Ihrer Wahl, signiert mit einem geheimen Schlüssel. Klappt die Zustellung nicht, versucht Floowa es mehrmals erneut. |
Floowa meldet jeden Antrag per Webhook. Ein Ablauf in n8n, Make oder Zapier holt sich den Namen über die API und schickt eine Nachricht in Microsoft Teams oder Slack – mit Zeitraum und Anzahl der Tage.
Ihr ERP legt neue Mitarbeiter über die API in Floowa an oder aktualisiert sie. Umgekehrt meldet Floowa jede Änderung an den Stammdaten per Webhook zurück.
Sobald ein Monat abgeschlossen ist, kommt das Ereignis „Monat abgeschlossen“. Ihr System holt sich daraufhin die Monatswerte je Mitarbeiter über die API.
So einfach geht's: n8n, Make und Zapier empfangen die Webhooks von Floowa direkt und rufen die API auf – ganz ohne zusätzliche App oder Erweiterung.
Sie wählen pro Webhook, welche Ereignisse Sie bekommen möchten.
| Ereignis | Wann | Technischer Name |
|---|---|---|
| Mitarbeiter angelegt | Ein Mitarbeiter wird angelegt – von Hand, per Import oder über die API. | employee.created |
| Mitarbeiter geändert | Die Stammdaten eines Mitarbeiters ändern sich. | employee.updated |
| Mitarbeiter gelöscht | Ein Mitarbeiter wird gelöscht. | employee.deleted |
| Abwesenheit beantragt | Jemand beantragt Urlaub oder eine andere Abwesenheit. | absence.requested |
| Abwesenheit genehmigt | Ein Antrag wird genehmigt oder eine Abwesenheit direkt eingetragen. | absence.approved |
| Abwesenheit abgelehnt | Ein Antrag wird abgelehnt. | absence.rejected |
| Abwesenheit storniert | Ein Antrag oder eine Abwesenheit wird zurückgezogen. | absence.cancelled |
| Zeit erfasst | Ein Zeiteintrag entsteht – beim Einstempeln, beim Nachtragen oder am Terminal. | time_entry.created |
| Zeit geändert | Ein Zeiteintrag ändert sich, zum Beispiel beim Ausstempeln. | time_entry.updated |
| Zeit gelöscht | Ein Zeiteintrag wird gelöscht. | time_entry.deleted |
| Monat abgeschlossen | Ein Monat wird in der Lohnvorbereitung abgeschlossen. | payroll.closed |
| Monat wieder geöffnet | Ein abgeschlossener Monat wird für Korrekturen wieder geöffnet. | payroll.reopened |
| Schicht veröffentlicht | Eine Schicht wird mit dem Schichtplan veröffentlicht. | shift.published |
| Schicht geändert | Eine veröffentlichte Schicht ändert sich. | shift.changed |
| Schicht gestrichen | Eine veröffentlichte Schicht wird gelöscht. | shift.deleted |
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