Personalakte & Dokumente

Die Personalakte, die nicht im Schrank verstaubt

Alles zu Ihren Mitarbeitern an einem Ort: Stammdaten, Verträge, Zertifikate, ausgegebenes Inventar und Lohnabrechnungen – sauber getrennt nach Rechten und sensible Angaben verschlüsselt.

30 Tage kostenlos testen

30 Tage kostenlos testen mit bis zu 10 Mitarbeitern – danach ab 19,00 € im Monat. Ohne Kreditkarte, endet automatisch.

Die Personalakte eines Mitarbeiters mit Stammdaten und Zeitkonto

Was die Personalakte kann

Stammdaten mit Selbstpflege

Kontakt und Notfallkontakt pflegen Mitarbeiter selbst unter „Meine Daten“; eine neue Adresse schlagen sie vor, die Personalabteilung übernimmt sie mit einem Klick. Vertragsdaten bleiben bei der Personalabteilung.

Sensible Daten geschützt

Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer, Krankenkasse, IBAN und Lohnabrechnungen werden verschlüsselt gespeichert und sind nur für Berechtigte sichtbar.

Dokumente mit Sichtbarkeit

Verträge, Bescheinigungen und Nachweise ablegen und festlegen, ob der Mitarbeiter sie selbst sehen darf.

Qualifikationen im Blick

Ersthelfer, Staplerschein, Hygieneschulung: Floowa erinnert rechtzeitig vor dem Ablauf und zeigt fehlende Pflicht-Qualifikationen je Abteilung.

Inventar mit Empfangsbestätigung

Laptop, Schlüssel, Arbeitskleidung ausgeben, Erhalt bestätigen lassen und beim Austritt an die Rückgabe erinnert werden.

Schnell eingerichtet

Mitarbeiter einzeln anlegen oder per Excel und CSV importieren – auch aus dem Lohnprogramm. Den Zugang gibt es auf Wunsch gleich per Einladung dazu.

So kommen Ihre Daten zu Floowa

Importieren

Excel-Liste oder Export aus dem Lohnprogramm hochladen. Floowa erkennt die Spalten und zeigt vorab jede Zeile mit eventuellen Fehlern.
Ergänzen

Dokumente, Qualifikationen und Inventar zuordnen. Mitarbeiter mit Zugang ergänzen ihre Kontaktdaten selbst.
Aktuell halten

Erinnerungen bei ablaufenden Nachweisen, Austritten und offenen Rückgaben – und lohnrelevante Änderungen landen automatisch in der Lohnvorbereitung.

Ein- und Ausstempeln, Urlaub beantragen: auch als App auf dem Startbildschirm.

Häufige Fragen

In einem Rechenzentrum in der Europäischen Union. Sensible Angaben wie Steuer-ID, IBAN und Lohnabrechnungen sind zusätzlich verschlüsselt. Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung schließen Sie direkt in Floowa ab.

Das regeln Rollen und Rechte pro Bereich und Organisationseinheit. Führungskräfte sehen ihr Team, Mitarbeiter nur ihre eigenen Daten – sensible Felder nur mit dem passenden Recht.

Ja. Der Import nimmt Excel-, CSV- und OpenDocument-Dateien an, erkennt übliche Spaltennamen und aktualisiert vorhandene Mitarbeiter statt sie doppelt anzulegen.

Im Paket Pro laden Sie die fertigen Abrechnungen hoch, Floowa ordnet sie über die Personalnummer zu und benachrichtigt die Mitarbeiter. Nur sie und Berechtigte können sie öffnen.