13 Punkte, die Arbeitgeber in Deutschland bei der Arbeitszeiterfassung beachten müssen – kurz erklärt, mit Rechtsgrundlage. Ohne Anmeldung, zum Abhaken oder Ausdrucken.
Stand: 29. Oktober 2026 · Diese Checkliste bezieht sich auf das deutsche Recht.
Als PDF herunterladenDie Pflicht gilt für alle Beschäftigten – auch für Teilzeitkräfte, Minijobber und Auszubildende. Ausgenommen sind leitende Angestellte.
Grundlage: § 18 ArbZG
Erfasst werden Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit, ihre Dauer sowie die Pausen.
Grundlage: BAG, Beschluss vom 13.09.2022 – 1 ABR 22/21 (§ 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG); EuGH, Urteil vom 14.05.2019 – C-55/18
Die Zeiten werden zeitnah erfasst. Bei Minijobbern und in den Branchen nach § 2a SchwarzArbG (z. B. Bau, Gastronomie, Gebäudereinigung, Spedition) spätestens bis zum Ablauf des siebten Tages nach der Arbeitsleistung.
Grundlage: § 17 MiLoG, § 2a SchwarzArbG
Werktäglich höchstens 8 Stunden. Bis zu 10 Stunden sind erlaubt, wenn im Durchschnitt von 6 Kalendermonaten oder 24 Wochen 8 Stunden werktäglich nicht überschritten werden.
Grundlage: § 3 ArbZG
Mindestens 30 Minuten bei mehr als 6 Stunden Arbeit, 45 Minuten bei mehr als 9 Stunden – aufteilbar in Abschnitte von jeweils mindestens 15 Minuten.
Grundlage: § 4 ArbZG
Zwischen zwei Arbeitstagen liegen mindestens 11 Stunden ununterbrochene Ruhezeit.
Grundlage: § 5 ArbZG
An Sonn- und Feiertagen wird nur im Rahmen der gesetzlichen Ausnahmen gearbeitet – mit Ersatzruhetag.
Grundlage: §§ 9–11 ArbZG
Die Aufzeichnungen werden mindestens zwei Jahre aufbewahrt.
Grundlage: § 16 Abs. 2 ArbZG, § 17 Abs. 1 MiLoG
Änderungen an erfassten Zeiten sind nachvollziehbar (wer, wann, warum). Mitarbeitende können ihre eigenen Zeiten einsehen.
Grundlage: Art. 15 DSGVO
Gibt es einen Betriebsrat oder eine Personalvertretung, ist sie bei der Einführung eines elektronischen Systems zu beteiligen (Mitbestimmung bei technischen Einrichtungen).
Grundlage: § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG bzw. Personalvertretungsrecht
Zweck, Zugriffsrechte und Löschfristen sind festgelegt; mit dem Anbieter besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).
Grundlage: Art. 5 und Art. 28 DSGVO
Mitarbeitende können ihre Arbeitszeit weiter frei einteilen – die Zeiten müssen trotzdem erfasst werden.
Grundlage: BAG, 1 ABR 22/21
Eine im Juni 2026 bekannt gewordene interne Arbeitsfassung des Bundesarbeitsministeriums sieht vor: Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit werden am Tag der Arbeitsleistung elektronisch erfasst. Betriebe mit bis zu 10 Beschäftigten dürfen weiter auf Papier erfassen; je nach Betriebsgröße sind Übergangsfristen von 1 bis 5 Jahren geplant. Ein offizieller Entwurf oder Kabinettsbeschluss liegt noch nicht vor – wir aktualisieren die Checkliste, sobald sich etwas ändert.
Grundlage: Interne Arbeitsfassung des BMAS zur Änderung des ArbZG, Juni 2026 (nicht beschlossen)
Diese Checkliste ersetzt keine Rechtsberatung. Stand: 29. Oktober 2026.
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